IT资产管理应该是新冠疫情后每个组织的优先事项

在2019冠状病毒病大流行开始时，各组织急于以创纪录的速度购买和部署新技术(包括产品和服务)，以实现在家工作。由于时间紧迫，通常的尽职调查程序被减少，或在某些情况下完全忽略。

虽然这在当时是适当的行动方针，但现在我们开始期待生活恢复某种形式的正常，各公司现在必须回顾作出的决定，并解决大流行开始时可能带来的任何潜在的过度承诺或供应商风险。

IT资产管理(ITAM)是IT部门的一个部门，专门专注于组织的IT资产的管理和优化，是准备在新冠肺炎后的审计中发挥重要作用的业务职能之一，从而在我们的新冠肺炎后复苏中发挥重要作用。由于ITAM在采购前和整个生命周期的IT支出尽职调查中的作用，它很好地帮助供应链管理人员暴露和减轻无意的供应链风险。

风险在哪里?
由于时间的限制和情况的紧迫性，在大流行期间，组织可能在不知不觉中为其供应链承担了一系列风险和成本。

•相关的合同:合同可能没有经过典型的评估/分析，并与组织的标准和强制性条款(商业和法律)进行比较，特别是对新供应商;而且，可能已经被接受，而不是协商，没有习惯的审查和批准。
•供应商的可行性对新供应商可能遗漏了对标准标准的惯常评价，或在有限的基础上进行了评价，以致未能查明所有风险，更不用说减轻风险了，其后果无法确定。与现有供应商的其他业务也可能出现类似情况，特别是如果也受到大流行的影响。
•超支:组织可能为大流行开始时匆忙购买的软件、硬件或服务支付了过高的费用，可能没有获得现有折扣或协金宝搏188官网app网址商的折扣;或者，大流行后可能不需要。
•超量使用:许多组织购买了多余的软件、硬件或服务，对未来的需求或供应不确定;金宝搏188官网app网址在某些情况下，这种过剩被证明是不必要的，其结果是组织有未使用的(和不可用的)库存。例如，ViacomCBS最近节省了超过32%的Zoom许可证，因为ITAM内部审计发现许多许可证未使用。这只是软件的一部分。金宝搏188官网app网址还有什么其他的省钱方法吗?

post-COVID评估
组织现在应该对所有的合同和供应商进行评估，以确定和减少不必要的成本和风险。虽然应特别重视在尽职调查减少期间授予的新合同，但也应(重新)评价现有供应商的生存能力，以确定大流行病造成的新的或已改变的风险。建议的操作包括:

•盘点大流行期间建立的所有合同
•确定已实现和未来的承诺，必要时更新适用的预算
•将合同条款与公司标准条款进行比较;识别和处理重大差异
•审查或进行供应商可行性评估
•根据合同审查大流行期间供应商的表现
•根据合同承诺和未来计划评估产品和服务的使用情况
•为了审核目的，获得必要的批准(法律，财务，其他)，即使是在事后

由于ITAM的总体目标是控制成本、降低风险和最大化IT投资的价值/回报，ITAM是进行或领导这些评估的最佳位置。通过与公司和IT合作伙伴的合作，ITAM监督IT投资的业务方面，包括合同、供应商和财务，并考虑整个生命周期以及总拥有成本。其结果是，它是唯一的组织功能之一，已经有必要跨越所有其他组织部门，结合其对整个it投资组合(资产)的监督，来管理这些评估。

利用新冠肺炎后评估建立ITAM
那些以前从未研究过ITAM的组织可能会发现，新冠疫情后的评估也是今后建立更正式的ITAM职能的跳板。尽管新冠肺炎后评估本身将在降低成本和风险方面产生重大价值，但我要敦促各组织将ITAM视为一项持续进行的活动，而不是一次性活动。

除了新冠疫情后的审计，良好的ITAM还将带来许多其他长期利益，特别是:

•节约成本考虑到大约三分之一的软件被浪费或未使用，ITAM通常以其单独交付金宝搏188官网app网址的成本节省来证明其存在的合理性。
•许可遵从性:如果一个公司还没有ITAM功能，他们通常会在软件许可遵从性审计后启动一个。金宝搏188官网app网址根据ITAM审查,31%的IT资产管理公司报告称，自COVID-19大流行开始以来，软件审计有所增加;金宝搏188官网app网址显然，这种需求并没有消失。
•服务管理: ITAM是规划、成本计算、配置和提供IT服务的宝贵资源。服务由IT资产组成，必须考虑IT资产成本、合同条款、供应商能力和风险等等，所有这些都属于ITAM的职责范围。
•Infosecurity:从历史上看，ITAM和信息安全(InfoSec)的合作和整合有限。通过与InfoSec合作，ITAM可以帮助提高数据暴露和安全漏洞的可见性和控制能力。
•业务敏捷性．你对你的资产(例如，位置、配置、使用)的可见性越高，你就能越快地改变(取决于适用合同中的条款)，企业就能越快地转型。

ITAM论坛的目标之一是让IT资产管理成为每个组织中事实上的业务实践。总有一天，ITAM会像它的市场营销、人力资源或IT部门一样，成为任何企业中普遍而必不可少的一部分。ITAM是现代数字化业务的必要前提。如果组织只指望ITAM在新冠疫情后对供应商风险进行审计，他们将错过更多。

关于作者:雪莉·欧文是科技资产管理公司和受托人ITAM论坛．